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Job Description

L’employé(e) Junior Support Administratif Finance assure le suivi des fournisseurs et gère l’ensemble du processus de traitement des factures entrantes (comptes fournisseurs), en respectant les échéances administratives et les procédures internes.

Responsibilities

Il/elle réceptionne, vérifie et encode les factures fournisseurs dans le système comptable, y compris les factures transmises via la facturation électronique. Il/elle collecte les informations nécessaires à leur encodage, vérifie leur exactitude (montants, TVA, bons de commande, conditions contractuelles), rapproche les factures des bons de commande et documents de livraison, rédige les déclarations TVA, identifie les anomalies et les signale à sa ligne hiérarchique. Il/elle répond également aux demandes d’éclaircissement liées aux écarts de facturation, que ce soit de la part des fournisseurs ou des équipes internes.

Il/elle suit les factures ouvertes, prépare et exécute les paiements fournisseurs dans le respect des conditions de paiement convenues, contrôle les échéances de paiement et veille au respect des délais afin d’éviter tout retard. En cas de litige ou de document manquant, il/elle relance les services internes ou les fournisseurs concernés. Une communication claire, orale et écrite, est essentielle pour résoudre les écarts ou questions liés aux factures.

Il/elle réalise le rapprochement (réconciliation) des comptes fournisseurs et des extraits bancaires de façon régulière, et participe à la clôture mensuelle (cut-off des factures, provisions, réconciliation du grand livre fournisseurs).

L’employé(e) est également responsable de la mise à jour du système de facturation, incluant les données fournisseurs, les tarifs contractuels, les conditions spécifiques, ainsi que toute autre information pertinente pour garantir un traitement correct et conforme.

Il/elle contribue à la préparation des documents nécessaires aux audits internes et externes, ainsi qu’à l’archivage des factures et documents de paiement conformément à la politique interne.

Le respect de la confidentialité des données financières est primordial. Il/elle peut également gérer les rappels fournisseurs, participer à la préparation des paiements, et être sollicité(e) pour réaliser des analyses ponctuelles selon les besoins du département, ainsi que pour contribuer à l’amélioration continue des processus et outils.

Education

• Formation en comptabilité, gestion administrative ou équivalent (Bachelier).

Experience

• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à gérer les priorités et respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Office 365) et bonne maîtrise d’Excel.
• Sens de la confidentialité et de la discrétion.
• La connaissance de l’utilisation d’un système ERP / logiciel comptable est un atout.
• Orientation fournisseur et résultat.
• Bonne réactivité face à toute demande interne/externe.
• Esprit d’analyse et capacité à résoudre les problèmes.
• Esprit d’équipe, capacité à interagir avec les fournisseurs et les parties prenantes internes.

Prérequis :

• 0 à 2 ans d’expérience dans un poste similaire en comptabilité / comptes fournisseurs (stages pris en compte) ; une expérience est un atout.
• Connaissance du secteur aérien ou logistique est un plus.
• Maîtrise de l’anglais niveau B2 (communication écrite et orale dans un environnement professionnel) ; la connaissance du néerlandais est un atout.