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Job Description

Le/la HR & Payroll Officer joue un rôle clé au sein de l’équipe RH. Il/elle garantit un traitement précis et ponctuel de la paie, en collaboration avec les membres du département et le prestataire payroll externe, ainsi qu’une administration RH fluide et professionnelle.

Grâce à sa connaissance de la législation sociale belge, à son souci du détail et à son orientation client, il/elle agit comme partenaire de confiance des collaborateurs et des managers, qu’il/elle conseille et accompagne sur les questions de paie et d’administration du personnel.

Il/elle contribue également à des projets RH et à l’amélioration continue des processus, outils et services RH, tout en élargissant son expertise dans différentes disciplines RH.

Il/elle a également la responsabilité de rapporter tout (potentiels) problèmes, possibles améliorations, idées ou ressenti qui pourrait aider à contribuer à l’amélioration continue du bien-être au travail, de la sécurité et de la qualité. Ceci par toutes voies de reporting disponible (application, oral, mail, lettre,…) confidentiellement, anonymement ou nominativement.

Faire respecter et suivre les procédures de manutention liées aux certifications CEIV (Pharma-animaux vivants-batteries au lithium) basées sur le SLA et SOP liés aux certifications CEIV et suivant le programme de formation dispensée.

Responsibilities

Gestion de la paie

• Assurer la gestion complète, précise et ponctuelle de la paie des ouvriers et des employés, de la collecte des données au contrôle final, en collaboration avec le prestataire externe, et assurer le back-up au sein de l’équipe.
• Collecter, contrôler et valider les prestations, absences, éléments variables, avantages, primes et pécules.
• Garantir la conformité de l’administration du personnel avec la législation sociale belge et les conventions collectives applicables.
• Gérer les déclarations sociales, notamment DIMONA, et conseiller l’ensemble du personnel en matière de paie et de législation sociale.

Administration du personnel

• Prendre en charge et assurer le suivi de l’ensemble des activités d’administration payroll et RH (assurances, congés, attestations,…)
• Traiter et gérer les documents sociaux et liés à l’emploi, notamment lors de l’entrée, de la sortie, des absences et des autres événements de la relation de travail
• Garantir la confidentialité et la protection des données du personnel conformément au RGPD et aux politiques internes

Gestion du temps et des systèmes

• Examiner et valider les enregistrements du temps dans Protime et assurer le suivi des absences et compteurs
• Utiliser efficacement SD Worx, eBlox Payroll, et les autres applications RH
• Garantir la fiabilité et la disponibilité des données lors des audits

Relations internes et externes

• Collaborer efficacement avec le prestataire payroll externe, les organismes sociaux et les autres partenaires externes
• Contribuer à un service RH efficace et de haute qualité, soutenir les autres activités RH et assurer le back-up des collègues lorsque nécessaire

Amélioration continue et conformité

• Garantir le respect de la législation sociale belge et des procédures internes
• Identifier et signaler toute anomalie ou tout risque opérationnel
• Participer aux projets et initiatives RH visant l’amélioration continue des processus, outils et services
• Rester disponible pour contribuer à d’autres activités RH selon les besoins de l’équipe et de l’organisation

Education

• Master ou Bachelier ou niveau équivalent acquis par l’expérience
• Plus de 5 ans d’expérience pertinente exigée en paie et en administration RH
• Expérience indispensable en gestion de la paie des ouvriers et des employés dans un environnement complexe fonctionnant 24 h/24 et 7 j/7, avec travail en équipes et horaires de jour.
• Solide connaissance de la législation sociale belge
• Bonne maîtrise de Protime, SD Worx et d’applications payroll telles qu’eBlox Payroll
• Maîtrise de MS Office et expérience des systèmes RH
• Excellente communication orale et écrite en français
• Bonne connaissance transversale des processus et outils RH

Experience

• Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à construire des relations efficaces avec les collaborateurs, managers et partenaires externes
• Orientation service et engagement envers un support RH de haute qualité
• Approche proactive, esprit d’initiative et orientation solutions
• Rigueur, organisation et souci du détail
• Orientation résultats, sens des responsabilités et capacité à rendre compte
• Autonomie, capacité à définir les priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément
• Résilience sous pression et capacité à respecter des délais serrés
• Disponibilité et flexibilité en fonction des contraintes opérationnelles (pics de paie, clôtures, etc.)
• Esprit d’équipe et volonté de soutenir les collègues au-delà de ses responsabilités principales lorsque nécessaire